안녕하세요!
자기 공감입니다.
현재 인턴십 및 현장 서비스 교육을 포함하여 신입 사원으로서 사회 생활을 시작한 후에는 “이메일 쓰기”를 배워야 합니다.
소셜미디어가 발달한 요즘은 학생일 때도 이메일을 많이 사용하지 않으시겠지만, 입사하고 나면 이메일이 업무 공유와 보고의 주요 수단이기 때문에 글쓰기 능력을 갖추는 것은 매우 중요하고 기본적인 것입니다.
1학년 때 상사에게 여러 번 코칭을 받고 최종 승인을 받고 외부에 보낸 이메일도 있었다.
덕분에(?) 완성을 위해 이메일을 보내기 전에 글을 쓰고, 교정하고, 다시 확인하는 데 많은 시간을 보내는 습관이 아직도 남아 있습니다.
다음은 신입 사원이 직장에서 처음 며칠 동안 저지르는 가장 일반적인 실수에 대한 요약입니다.
최소한 다음 사항에 주의를 기울이면 “아주 똑똑한 초보자”로 보일 수 있습니다.
물론 업무 능력 향상은 보너스입니다.
1. 정확한 목표 제공
이메일 화면에서 목표를 설정하는 방법은 3가지가 있으며 각각의 사용 방법의 차이를 명확하게 이해함으로써 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있습니다.
1) 접수(받는사람) : 이메일 내용에 대한 “직접 당사자”해당되는. “검토/승인/확인 요청”이라고 했다면 그 행동을 해야 하는 상대는 당신입니다.
예를 들어, 팀장이 직접 지시한 작업을 보고해야 하는 경우 “팀장”이 수신자입니다.
2) 참조(CC): 이메일 본문의 “간접 당사자”에게 해당되는. 주요 목적은 이메일 내용을 “공유”하는 것입니다.
위의 경우는 팀장이 수령인으로 보고되는데, 내 업무를 다 알아야 하는 ‘직속상장’이나 과장이 레퍼런스에 포함되어 진행 상황이 공유된다.
3) 기밀 참조(BCC) : ‘필요에 따라’ 비밀 참조를 사용합니다.
기밀 참조는 “수신자와 발신자에게 공개되지 않는 대상”이므로 업무상 공개가 필요하지만 수신자와 발신자가 부담을 느낄 수 있는 경우에 사용됩니다.
예를 들어 내 직속 상사는 비즈니스 파트너와 주고받는 업무용 이메일에 대한 지식이 있어야 하지만(문제가 발생했을 때 상황을 쉽게 이해하고 잘못된 진술을 확인할 수 있도록), 직속 상사가 참조에 포함되면 커뮤니케이션은 항상 제공됩니다.
비즈니스 파트너의 부담을 의미하며, 이를 느낄 수 있으며 무엇보다 책임자인 “나”에 대한 신뢰를 잃을 수 있습니다.
(어쩌면 엄마를 모임에 모신다는 인상일까요?^^;;)
2. 이메일 제목 작성
핵심은 “이메일 제목 = 본문 제목”이어야 합니다.
자기소개서와 면접에서 ‘두과식’을 강조했던 거 기억나? 같은 맥락.
상상하기 힘들겠지만 우리는 하루에 수십에서 수백 통의 비즈니스 이메일을 주고 받습니다.
회사에서 하는 일의 대부분이 “이메일 잘라내기”라고 해도 과언이 아닐 것입니다.
따라서 서로가 ‘일의 우선순위’를 쉽게 판단할 수 있도록 이메일 제목에 주의를 기울여야 합니다.
따라서 제목은 아래와 같이 본문의 주제를 명확하게 식별할 수 있도록 작성해야 합니다.
쓰기 샘플)
-00에 대한 검토/승인/확인 요청
-00에 대한 내부 회의 일정 조정
-00/00 부서회의 00주차 회의록 공유
– CES 출장 보고서 초안 검토 요청
– 2023년 연간 이용계획 회신 요청(~3.23)
2. 본문 작성
본문은 서론/본문/결론의 형식으로 가능한 한 간결하고 수정된 형태로 작성한다.
소개 : 인사, 담당부서 및 명칭
본문 : 메일 작성 목적 및 구체적인 내용 기재(변신식)
결론: 인사 및 서명
예)
소개 :
~ 아니다안녕하세요, 경영지원팀 법인카드 경비기자 홍길동입니다.
메인 테마 :
–2023년 1분기 부서별 법인카드 사용증빙 신청(**이메일 발송 목적**)에 대한 이메일을 보내드립니다.
– 이 메일을 받았습니다.
경비 부서장 다음을 참고하여 증거파일을 정리하시기 바랍니다.
(** 판촉물 설명**)
1) 이용기간 : 2023년 1월 1일 ~ 4:30 입장안내
2) 증거자료 : 신용카드 명세서, 단순영수증
3) 제출처 : 경영지원팀 홍길동 사원
4) 제출 마감일: 2023년 5월 30일까지
졸업 증서 :
질문이 있으시면 확장으로 문의하십시오.
그게 다야.
경영지원팀 홍길동
내선 1234년
3. 첨부 파일 누락 또는 잘못된 파일 전송
회의록, 보고서, 각종 증거자료 등 첨부파일이 필요한 이메일에서 파일이 누락되는 경우가 생각보다 많다.
이 경우 발신인은 같은 메일을 다시 보내야 한다는 사실에 당황하고 받는 사람도 업무를 하면서도 매우 짜증을 낸다.
따라서 첨부가 필요한 이메일의 경우 파일을 먼저 첨부하고 익숙해질 때까지 본문을 작성하는 것을 권장합니다.
또 다른 옵션은 “이메일 보내기” 버튼을 클릭하면 “재확인”으로 연결되는 기능을 사용하는 것입니다.
이 경우 아래 4항에 따라 맞춤법 오류 및 누락된 첨부파일을 확인할 수 있습니다.
또 다른 경우는 파일을 첨부했는데 “잘못된 파일”이 전송된 경우입니다.
(생각보다 자주 일어난다)
이번 주 회의록을 첨부해야 하는데 지난주 파일을 보내드립니다(이 경우 애교)
정말이지, 고객 A에게 보내야 할 가격 목록 파일이 결국 고객 B에게 전송되는 경우가 몇 가지 있습니다(이 경우 이야기 끝).
이를 방지하기 위해서는 데스크톱이나 폴더 구성을 작업이나 날짜별로 체계적으로 관리하는 것이 중요하다.
4. 오타
오타는 보낸 사람의 “첫인상”을 결정하는 데 중요한 역할을 합니다.
메시지 전달에 문제가 없더라도 맞춤법 오류, 누락, 띄어쓰기 등의 오류가 많으면 발신자가 전달한 메시지의 신뢰도가 급격히 떨어집니다.
SNS에서 소개팅과 처음 메시지를 주고받았는데 맞춤법이 틀리면 실망하는 것과 마찬가지다.
예방은 3번과 같습니다.
이메일을 보내기 전에 오타 체크 기능을 사용하고, 보내기 버튼을 눌렀을 때 다시 확인할 수 있도록 장치를 만드세요. 처음에는 이 과정이 굉장히 어색하게 느껴지겠지만, 반복하다 보면 점차 호흡이 빨라지듯 점점 빨라지고 자연스러워집니다.